Intelligence artificielle et rangement

Chaque nuit, un agent IA range l’inbox de chaque espace dans son wiki. Il utilise le fournisseur d’IA de l’organisation.

Choisir un fournisseur (page de l’organisation → Intelligence artificielle)

Fournisseur	Identification	Remarques
Anthropic (Claude)	Clé d’API (console Anthropic)	Modèle par défaut : claude-sonnet-5-5, réflexion moyenne (bon rapport qualité-prix pour ranger ; claude-opus-5-5 pour des espaces exigeants). Repli automatique en cas de refus par un filtre de sécurité.
OpenAI, Mistral	Clé d’API	Modèle à indiquer (mistral-large-latest par défaut pour Mistral).
Ollama	Aucune (adresse locale)	Le modèle doit savoir appeler des outils.
Compatible OpenAI	Adresse et, au besoin, clé	vLLM, LM Studio, passerelles…
Abonnement Claude (Claude Code)	Connexion du CLI sur le serveur	Réservé au super-admin. Voir plus bas.
Abonnement ChatGPT (Codex)	Connexion du CLI sur le serveur	Réservé au super-admin. Voir plus bas.

• La clé d’API est chiffrée et n’est jamais réaffichée. Elle reste liée à son fournisseur et à son adresse : changer l’un ou l’autre oblige à la ressaisir (ou à la retirer).
• Adresse de l’API personnalisée (Ollama, compatible OpenAI, passerelle) : seul le super-admin peut la changer, car elle fait appeler le serveur vers l’adresse choisie.
• Tester la connexion fait un vrai appel d’outil. Pour une clé d’API, le test se fait aussitôt ; pour un abonnement, dans le worker (voir plus bas).
• Chaque espace peut choisir un autre modèle (Paramètres → Rangement de l’espace).

Utiliser un abonnement Claude ou ChatGPT

Au lieu d’une clé d’API facturée à l’usage, l’agent peut tourner sur un abonnement. C’est alors le CLI officiel de l’éditeur (claude ou codex) qui fait tourner l’agent, et Synaptane ne voit jamais les identifiants.

1. Installez le CLI sur la machine du worker. L’image publiée (ghcr.io/synaptane/synaptane) n’en contient aucun, car Claude Code ne peut pas être redistribué. Une image que vous construisez vous-même contient les deux (AGENT_CLIS=true, valeur par défaut du Dockerfile) : dans .env, COMPOSE_FILE=compose.yaml:compose.build.yaml et SYNAPTANE_IMAGE=synaptane:local, puis GIT_SHA=$(git rev-parse HEAD) docker compose up -d --build. Voir Construire l’image vous-même.
2. Connectez-le une fois, dans le worker, par le flux de l’éditeur :
   • avec Docker : docker compose exec worker claude auth login, ou docker compose exec worker codex login --device-auth ;
   • sans Docker : claude auth login, ou codex login, avec le compte système qui lance synaptane worker (précédé de HOME=… si SYNAPTANE_AGENT_HOME est réglée : la page Intelligence artificielle affiche la commande exacte).
3. En super-admin, choisissez « Abonnement Claude » ou « Abonnement ChatGPT » pour l’organisation, puis Tester la connexion.

synaptane doctor indique si les CLI sont installés et s’ils respectent le contrat d’isolation (voir « Sécurité »).

Où vit la connexion. Le CLI la garde dans son propre HOME, donné par SYNAPTANE_AGENT_HOME :

• avec Docker, /agents, sur le volume synaptane-agents, monté seulement dans worker (dont c’est aussi le HOME, d’où la commande simple ci-dessus). Le conteneur app, exposé à Internet, ne la voit pas ; elle n’est pas non plus dans le volume des données ni dans les sauvegardes : après une restauration sur un autre serveur, reconnectez le CLI. docker compose down -v l’efface ;
• sans Docker, sans cette variable, le HOME du compte qui lance le worker.

Synaptane ne lit, ne copie, ne déplace ni ne stocke jamais ces identifiants : seul le CLI officiel les manipule.

Tester la connexion se fait dans le worker, seul à avoir le CLI connecté : la page affiche « Test en cours… » et se met à jour seule (ou POST …/organizations/{org}/ai/test répond 202, et GET …/ai donne test_pending, puis test_ok et test_message). Le test passe par la file rapide et dure au plus quelques minutes. Si « Test en cours… » ne change pas, vérifiez que le worker tourne (docker compose ps). Pour Claude, c’est un vrai mini-appel au plus petit modèle : une session expirée est ainsi détectée, même quand claude auth status se dit connecté.

Mise à jour depuis une version où la connexion était dans /data/home. Elle était alors dans le volume des données, partagé avec le conteneur web. Synaptane ne la déplace pas (seul le CLI manipule les identifiants) ; synaptane doctor et la page Intelligence artificielle signalent l’ancien dossier tant qu’il existe (sans rien y lire). Une fois pour toutes :

1. reconnectez le CLI dans le worker : docker compose exec worker claude auth login (ou codex login --device-auth) ;
2. Tester la connexion sur la page Intelligence artificielle ;
3. supprimez vous-même l’ancienne connexion : docker compose exec app rm -rf /data/home/.claude /data/home/.claude.json /data/home/.codex.

Un abonnement n’a pas de coût à l’usage : la page ne demande ni tarif ni budget. À la place, Synaptane relève le quota de l’abonnement, c’est-à-dire la part utilisée des fenêtres de 5 heures et de 7 jours :

• avec Claude, à chaque passage de rangement, d’après les relevés que Claude Code émet (rate_limit_event, non documenté par Anthropic : le relevé peut disparaître avec une mise à jour du CLI, le rangement continue alors sans) ;
• le journal du rangement l’affiche (« 5 h : 3 % → 5 % · 7 jours : 29 % »), le test de connexion aussi ;
• au-delà de 90 % d’une fenêtre, les administrateurs de l’organisation sont prévenus.

Avec ChatGPT (Codex), le quota n’est pas encore relevé.

Sécurité. Pendant un passage, le CLI ne dispose que des outils de rangement de Synaptane, fournis par un serveur MCP local éphémère protégé par un jeton à usage unique. Il n’a ni shell, ni accès aux fichiers, ni web : un contenu malveillant déposé dans l’inbox ne peut pas lire le serveur.

Cette garantie tient à des options de ligne de commande (--tools "" et --strict-mcp-config pour Claude Code ; --disable …, bac à sable en lecture seule et approbations refusées pour Codex). Une montée de version peut les renommer ou en changer le sens : synaptane check-clis le vérifie automatiquement, sans connexion ni appel au modèle, et sans réseau :

• l’aide de Claude Code cite encore chaque option utilisée, avec le même sens ;
• chaque fonction coupée de Codex existe encore ; toute autre fonction active par défaut doit figurer dans une liste d’autorisation (cli_contract.CODEX_ALLOWED) : une fonction nouvelle fait échouer le contrat tant qu’elle n’est pas classée (dans le doute, coupée) ;
• surtout, la commande exacte d’un passage est lancée contre un faux fournisseur local (127.0.0.1, clé factice), qui note les outils que le CLI propose au modèle puis répond par une erreur. Seuls ceux de Synaptane sont admis ; pour Codex s’y ajoutent la recherche d’outils (limitée au serveur de Synaptane, vérifié), la lecture des ressources MCP (Synaptane n’en publie pas), request_user_input (sans réponse en mode non interactif) et apply_patch (refusé par le bac à sable en lecture seule ; aucune option ne le retire).

Ce contrat tourne dans la CI à chaque construction de l’image (avec les CLI), et chaque lundi avant que le workflow de montée des CLI n’ouvre sa PR : s’il échoue, la PR le dit en tête (« contrat d’isolation rompu »). synaptane doctor le signale aussi (en avertissement).

Limite connue : le CLI tourne sous le même compte système que le worker, qui peut lire /data (clé maître, dépôts). Une faille dans le CLI lui-même pourrait donc suffire à lire le serveur. Le lancer sous un compte distinct, sans ce droit de lecture, est prévu.

Conditions des éditeurs (octobre 2026) :

• OpenAI autorise l’usage de l’abonnement ChatGPT dans des outils tiers.
• Anthropic autorise la connexion d’un abonnement au binaire Claude Code officiel. Elle interdit à une application tierce de manipuler ces identifiants, et précise que les limites des abonnements Pro et Max supposent un usage individuel ordinaire.

Pour une organisation d’entreprise partagée par plusieurs personnes, préférez une clé d’API, ou un plan Team ou Enterprise.

Rangement nocturne (par espace)

Les réglages sont dans Paramètres → Rangement de l’espace ; le journal et Ranger maintenant, dans son onglet Rangement (le bouton est aussi dans l’onglet Inbox).

• Rangement quotidien (heure et fuseau) : 02:00 à Paris par défaut. Le passage n’a lieu que s’il y a des éléments dans l’inbox. Ranger maintenant le lance aussitôt (5 fois par personne et par espace sur 24 heures, 20 pour un admin de l’organisation : voir Coût et budget).

• Rangement au fil de l’eau (case « Ranger aussi au fil de l’eau, peu après chaque dépôt », décochée par défaut) : un passage part N minutes après un dépôt (Délai après un dépôt, 15 minutes par défaut, de 1 à 1 440), en plus de celui de l’heure planifiée. Les notes déposées pendant ce délai rejoignent le même passage. Rien n’est programmé quand le budget du mois est épuisé.

• Avis aux déposants : après chaque passage commité, la personne qui a déposé une note reçoit un e-mail (un seul par passage) qui dit où elle a été rangée, avec les liens des pages, ou pourquoi elle a été laissée. Actif par défaut, désactivable par chacun dans Mon compte ; seulement vers une adresse vérifiée, et si la personne lit encore l’espace. Une note laissée de nouveau au passage suivant ne renvoie pas d’avis.

• Vocation et consignes propres à l’espace : voir ci-dessous.

• Ce que fait l’agent :

  • il lit l’arborescence et les pages, ainsi que le texte des pièces jointes (extrait des PDF, documents Office et images dans le passage, et gardé pour les passages suivants) ;
  • il cherche par les mots et, si la recherche par le sens est activée pour l’espace, par le sens : une page qui dit la même chose avec d’autres mots est complétée plutôt que doublée ;
  • en lisant une note, il reçoit ses pages proches (même sujet, mots en commun : voir Voir aussi), et pour une page modifiée par quelqu’un, celles de la page, doublons possibles signalés ; l’outil related les donne pour n’importe quelle page. Les pages proches « pas encore liées » l’aident à relier. Une note « Relier X et Y », déposée depuis le panneau « Voir aussi » du wiki, lui demande seulement d’ajouter le lien ;
  • il juge la fraîcheur d’une page par ses trois dernières modifications (history), et écrit une page longue en plusieurs fois (append_page) ;
  • il crée, complète, déplace, fusionne ou supprime des pages, et range les pièces jointes ;
  • il relie les pages : liens vers les pages citées, index du dossier (README.md), au plus trois liens retour ; il garde les liens wiki [[nom]], qui suivent une page déplacée ;
  • quand il déplace une page, ses liens et ceux qui pointent vers elle sont réécrits aussitôt (le même calcul que pour un déplacement depuis le web) ;
  • en fin de passage, un contrôle sans IA lui renvoie une fois les liens cassés qu’il a introduits et les pages créées sans lien entrant, pour un tour de correction ; ce qui reste est noté « À vérifier » dans le journal du passage, sans rien bloquer ;
  • il clôt chaque élément, ou le laisse dans l’inbox avec une raison (il sera retenté).

• Garde-fous, sans aucune validation humaine :

  • l’agent ne réécrit une page qu’après l’avoir lue en entier, et ne clôt un élément qu’après l’avoir lu ; une pièce jointe n’écrase jamais un fichier ;
  • au plus 10 suppressions par passage : au-delà, elles sont refusées, l’agent laisse les éléments concernés dans l’inbox, et les administrateurs sont prévenus (e-mail, webhook space.alert) ;
  • le contenu de l’inbox (texte, titre, suggestion, provenance), les modifications faites par d’autres et les pages lues sont présentés à l’agent comme des données, jamais comme des consignes, entre des balises qu’un texte déposé ne peut pas refermer. Les consignes propres à l’espace ne peuvent pas lever cette règle ;
  • l’agent ne doit rien inventer : en cas de doute, il laisse l’élément avec sa question ;
  • le texte extrait d’une pièce jointe passe au détecteur de secrets : s’il en contient un probable, il n’est pas transmis au modèle, la pièce jointe n’est pas rangée et l’élément est laissé avec la raison ;
  • avec Claude par clé d’API (sans passerelle), les outils sont stricts : le modèle ne peut pas leur passer d’argument inconnu ou mal typé ;
  • les outils d’écriture lui signalent les liens cassés, et move les pages qui pointent encore vers l’ancien chemin ;
  • chaque élément clos indique les pages où il a été intégré (journal : « → page », ou « aucune page indiquée ») ;
  • changements importants : jamais bloqués (Git garde l’historique, et le passage s’annule), mais signalés aux administrateurs (alerte big_changes) quand une page existante perd au moins 30 % de son contenu et au moins 300 octets, quand un passage déplace au moins 10 pages ou touche au moins 20 pages existantes. Le journal note chaque page fortement réduite ;
  • une réponse coupée par la limite de longueur n’est jamais exécutée.

• Imports en masse : un commit qui touche plus de 20 pages (import, réorganisation) devient un seul élément « Import : N pages » ; l’agent vérifie l’organisation d’ensemble au lieu de relire chaque page.

• « Laissé » ou « non traité » : un élément laissé l’est par décision de l’agent, avec sa raison ; il n’est repris que par un rangement manuel ou après modification. Un élément présenté à un passage qui s’arrête avant de le clore (erreur du fournisseur, plafond, budget atteint) est non traité : le travail déjà fait est commité, l’élément reste nouveau et sera repris au passage suivant, avec un compteur (tidy_attempts dans l’en-tête d’une note, en base pour une page modifiée). Après 3 passages interrompus, il est laissé avec la raison. Dans les deux cas (arrêt, élément abandonné), les administrateurs reçoivent l’alerte tidy_interrupted. Un passage interrompu n’enchaîne pas aussitôt un autre passage.

• Langue : les consignes de l’agent sont en anglais, quelle que soit la langue de l’espace. Il écrit les pages, les synthèses et les raisons dans la langue des pages existantes de l’espace (détectée sur sa page d’accueil et ses plus longues pages), ou dans celle que fixe sa vocation ; dans un espace encore sans page, dans la langue de la note qu’il range. Une page qu’il complète garde sa langue ; dans un espace qui mêle les langues, il garde celle de la page ou du dossier où il écrit.

• Un seul commit par passage, au nom de Synaptane tidy-up (sujet Tidy-up: …), poussé aussitôt ; les commits des versions antérieures, au nom de Synaptane – rangement, restent reconnus comme des passages de rangement. Si quelqu’un a modifié une page pendant le passage, les deux versions sont fusionnées, fichier par fichier ; en cas de conflit, la version humaine est gardée pour ce fichier (journal : « conflit »), le reste est commité, et les éléments rangés dans cette page redeviennent non traités. Rien n’est écrasé, et le modèle n’est jamais relancé pour un conflit d’écriture. Si la copie locale est occupée (synchronisation en cours), le commit attend jusqu’à 35 minutes.

• Un seul passage à la fois par espace, même avec plusieurs workers : une demande qui arrive pendant un passage est remise en file deux minutes plus tard. « Ranger maintenant » remplace un passage planifié en attente : il tourne bien en mode manuel.

• Limites par passage : 25 éléments, 120 étapes, 2 millions de jetons, ou 400 appels d’outils avec un abonnement. S’il reste des éléments nouveaux, un passage enchaîné suit aussitôt (8 au plus), jusqu’à vider l’inbox ou atteindre le budget du mois.

• Journal (onglet Rangement de l’espace) : opérations, résumé, jetons et coût estimé de chaque passage, échecs et nouveaux essais compris.

• Bloc « Qualité » du journal : mesuré sans IA, juste avant le commit, pour chaque passage terminé (rien pour un passage échoué ou antérieur à la mesure). Le titre dit « rien à signaler » ou le nombre de points à vérifier ; le bloc déplié donne :

  Ligne	Ce qu’elle mesure	Que faire si elle s’allume
  Fichiers créés, modifiés, déplacés, supprimés	ampleur du passage	comparer au nombre d’éléments rangés
  Liens cassés avant / après, introduits	liens qui ne mènent plus nulle part, dans les pages touchées et celles qui visaient une page déplacée ou supprimée	corriger les liens cités, ou annuler le passage
  Créés sans lien entrant	page ou pièce jointe que rien ne relie au reste du wiki	ajouter un lien depuis la page du sujet
  Absents de l’index du dossier	page absente du README.md de son dossier (pour un README, de celui du dossier parent)	compléter l’index
  Pages créées sans titre de niveau 1, vides	forme	compléter la page
  Éléments rangés sans page indiquée	élément clos sans dire où il est intégré : doublon légitime, ou information perdue	vérifier l’élément dans l’historique de l’inbox
  Pages fortement réduites, texte retiré	contenu supprimé des pages gardées (un déplacement compare à l’ancien chemin) et des pages supprimées	relire le diff du commit
  Éléments laissés	part des éléments laissés dans l’inbox	une part élevée et durable signale des consignes floues
  Par élément rangé	jetons, tours et coût par élément rangé	comparer deux modèles ou deux consignes

  Rien n’est bloqué : les changements importants sont aussi signalés aux administrateurs (alerte big_changes, ci-dessus). Les mêmes valeurs sont dans le champ metrics de GET …/tidy/runs (REST), pour les suivre dans le temps. Pour changer les consignes ou le modèle sans saut dans le noir, voir le banc d’évaluation.

• Sans fournisseur d’IA configuré, le rangement planifié ne tourne pas (pas d’échec inscrit chaque nuit).

Vocation et consignes de rangement

On ne range pas de la même façon le second cerveau d’une équipe d’infrastructure, d’une équipe marketing ou d’une famille. Chaque espace peut donc décrire, dans Paramètres → Vocation (administrateurs de l’organisation), deux textes Markdown versionnés dans son dépôt :

	Vocation	Consignes de rangement
Fichier	.synaptane/vocation.md	.synaptane/prompts/tidy.md (ancien nom rangement.md encore lu s’il est seul)
Dit	ce qu’est l’espace	comment ranger
Contenu	à quoi il sert et pour qui ; ce qu’on y range et ce qu’on n’y range pas ; l’organisation des dossiers ; les conventions (langue, ton, noms de fichiers, format des pages : fiches, procédures, comptes rendus…) ; ce qui compte le plus (exactitude, fraîcheur, confidentialité…) ; le vocabulaire	des règles précises pour l’agent : « une page par fournisseur dans fournisseurs/ », « ne jamais renommer les procédures »…
Lue par	le rangement, les routines, les assistants IA (MCP, REST)	l’agent de rangement seul

• Modèles prêts à adapter : équipe infrastructure / ops, équipe marketing, équipe produit, projet client, second cerveau personnel, famille, recherche d’emploi, vierge. Chacun existe en anglais et en français, et il est proposé dans la langue de la personne qui l’utilise (langue du compte ; de même pour GET /vocation-templates en REST). Un modèle pré-remplit l’éditeur (avec confirmation s’il contient déjà un autre texte) ; rien n’est enregistré avant Enregistrer. Aperçu montre le rendu sans enregistrer.
• Enregistrer fait un commit au nom de la personne (Space purpose updated ou Tidy-up rules updated ; … removed quand le texte est vidé), sous le verrou de l’espace, puis une synchronisation ; la page montre les cinq dernières modifications (date, auteur). Git reste la source : les deux fichiers se modifient aussi par un push. Si le fichier a changé depuis l’ouverture de la page (push, autre administrateur), l’enregistrement est refusé et le choix de remplacer est demandé. 20 000 caractères au plus ; un secret probable est refusé (comme pour les pages) ; un texte vide retire le fichier.
• À la création d’un espace, un modèle de vocation peut être choisi. Le dépôt n’est pas encore cloné : le texte est mis en attente (fichier <id>.attente.json à côté de la copie locale, dans repos/) et la première synchronisation l’écrit dans le dépôt, au nom de la personne, juste après la préparation de l’espace. Un dépôt qui a déjà sa propre vocation la garde. Tant que l’espace n’est pas synchronisé, la page Vocation (et PUT …/vocation) modifie ce texte en attente.
• Dans le rangement, la vocation est donnée à l’agent dans ses consignes système, dans un bloc « Vocation de l’espace, définie par ses administrateurs », après les consignes par défaut et avant les consignes propres à l’espace, qui priment sur elle pour la manière de ranger. Elle est lue au commit de départ du passage, sans les commentaires HTML des modèles. L’agent range selon l’organisation des dossiers qu’elle décrit, suit ses conventions et laisse dans l’inbox, avec la raison, ce qu’elle exclut. Ni la vocation ni les consignes ne lèvent les garde-fous : le contenu déposé reste une donnée, jamais une consigne, et le plafond de suppressions s’applique toujours.
• Pour les assistants : list_spaces (MCP) donne le début de la vocation de chaque espace, et read avec le chemin .synaptane/vocation.md la donne en entier. Les consignes du serveur MCP demandent de la lire et de la suivre avant d’écrire dans un espace.

Routines d’agent (par espace)

Une routine est un agent IA planifié qui relit le wiki d’un espace et produit une sortie : un rapport, des corrections proposées, un résumé envoyé à l’équipe. Paramètres → Routines de l’espace (GET …/spaces/{space}/routines en REST). Les administrateurs de l’organisation créent, modifient, lancent et suppriment ; les contributeurs voient les routines et leur journal ; les lecteurs ne les voient pas (ils lisent les pages de rapport comme toute page).

Une routine, c’est :

• des consignes : ce que l’agent doit faire et ce que doit contenir sa sortie ;
• un planning : chaque jour, chaque semaine (un jour) ou chaque mois (jour 1 à 28), à une heure locale de l’espace (le fuseau du rangement). Une routine créée, réactivée ou replanifiée après son heure du jour attend le prochain créneau ; Lancer maintenant la fait tourner aussitôt ;
• un périmètre : des dossiers du wiki, ou tout l’espace. L’agent ne lit que là (arborescence, pages, recherche, rétroliens, pages proches, historique) ;
• des sorties, au moins une :
  • une page de rapport, réécrite à chaque passage (rapports/coherence.md par exemple). Une modification faite à la main y sera remplacée : la page le dit en pied ;
  • des éléments dans l’inbox (10 au plus par passage), un par correction à faire, avec les pages concernées : le rangement de la nuit les traite avec ses garde-fous (plafond de suppressions, fusion, annulation) ;
  • un e-mail aux administrateurs de l’organisation, ou à tous les membres de l’espace : seulement vers une adresse vérifiée, aux comptes actifs qui lisent l’espace et qui n’ont pas décoché « Recevoir les e-mails des routines » dans Mon compte (préférence distincte des avis de rangement, active par défaut, rappelée dans chaque e-mail) ;
  • le webhook routine.done, avec le texte de sortie (webhooks de l’organisation).

Modèles fournis

Ajoutés en un clic (Activer), ou après les avoir ajustés (Personnaliser d’abord) :

• Contrôle de cohérence, chaque lundi à 06:00 : relit les pages modifiées depuis le dernier passage, puis les pages qui s’y rattachent (40 au plus ; une semaine calme, les plus anciennes du périmètre), et repère les contradictions entre pages, les informations probablement périmées (dates passées, « en cours », versions) et les doublons de sujet. Il reçoit aussi le contrôle de santé du wiki (liens cassés, orphelines, pages anciennes : voir l’onglet Santé) et, calculées sans IA, les paires de pages au contenu très proche parmi les 20 premières pages à relire (doublons possibles, qu’il vérifie en les lisant). Sortie : la page rapports/coherence.md et un élément d’inbox par problème à corriger, avec les pages et extraits concernés. Il ne redépose pas un problème déjà déposé et pas encore rangé.
• Résumé hebdomadaire, chaque vendredi à 16:00 : ce que l’équipe a appris et décidé dans la semaine, d’après l’historique Git du wiki (pages créées, très modifiées) et les passages du rangement (éléments rangés, laissés). Sortie : la page rapports/semaine.md et un e-mail aux membres de l’espace.

Les deux modèles existent en anglais et en français : le formulaire est pré-rempli avec les consignes et la page de rapport dans la langue de la personne qui crée la routine (reports/consistency.md et reports/weekly-digest.md en anglais), et une routine activée en un clic prend aussi cette langue. Une routine vierge prend vos propres consignes (revue d’un dossier, briefing du lundi, FAQ d’accueil régénérée…).

Sécurité

• Une routine n’écrit nulle part ailleurs que dans ses sorties. Elle n’a aucun outil d’écriture du wiki : la page de rapport a un chemin fixé par la routine (l’agent ne le choisit pas), les éléments vont dans l’inbox, et les vraies corrections passent par le rangement. C’est aussi ce qui limite l’injection : un texte malveillant lu dans une page ne peut, au pire, que proposer un élément d’inbox, que le rangement examine.
• Tout ce que l’agent lit (pages, résultats de recherche, historique, activité, contrôle de santé, vocation de l’espace) lui est présenté comme une donnée, jamais une consigne, entre des balises qu’un texte ne peut pas refermer. Les consignes de la routine viennent d’un administrateur et restent soumises à ces règles.
• Un secret probable (mot de passe, clé, jeton) dans le texte de sortie ou un élément est refusé à l’agent, qui doit le retirer.
• Vocation de l’espace : si le dépôt contient .synaptane/vocation.md, l’agent la reçoit en contexte, pour juger de ce qui est dans le sujet.
• Langue : comme pour le rangement, les consignes de l’agent sont en anglais ; il écrit le texte de sortie, les éléments d’inbox et sa synthèse dans la langue des pages de l’espace, ou dans celle que fixe sa vocation ; dans un espace encore sans page, dans la langue des consignes de la routine.

Exécution, coût et journal

• Le worker regarde chaque minute ce qui est dû. Les routines passent par la même file que le rangement (tâches lentes) et jamais en même temps qu’un rangement du même espace (même verrou) : si l’espace est occupé, la demande est reprise deux minutes plus tard.
• Mêmes fournisseurs que le rangement (clé d’API ou abonnement Claude/ChatGPT par le CLI officiel ; Synaptane ne lit jamais les identifiants d’un abonnement).
• Limites par passage : 60 étapes, un million de jetons, 200 appels d’outils avec un abonnement.
• Budget : le coût des routines compte dans le budget mensuel de l’organisation (avec le rangement). Budget atteint : la routine n’est pas lancée ; atteint pendant le passage, elle s’arrête. Dans les deux cas l’échec est journalisé et rien n’est publié.
• Un passage interrompu ne publie rien (fournisseur en erreur, plafond, budget) : pas de rapport à moitié écrit. Son coût est compté, et les administrateurs reçoivent l’alerte routine_failed (e-mail, webhook space.alert). Une erreur passagère du fournisseur avant tout travail est retentée par la file, sans alerte ; le quota d’un abonnement est relevé comme pour le rangement (alerte quota_high au-delà de 90 %).
• Journal (page de la routine) : résumé, sorties (page réécrite, éléments déposés, e-mails envoyés, webhook), texte de sortie, modèle, jetons, coût estimé ou quota, et pour un échec, la cause traduite (le détail technique pour les administrateurs).
• Le commit d’une routine (page de rapport et éléments d’inbox ensemble) est au nom de Synaptane routine (<nom>), sujet Routine "<nom>": … : il n’apparaît pas comme une modification à examiner par le rangement (pas plus que ceux des versions antérieures, au nom de Synaptane – routine). Les passages d’une routine supprimée restent comptés dans le budget du mois.
• Sans fournisseur d’IA configuré, une routine planifiée ne tourne pas (pas d’échec inscrit) ; lancée à la main, elle échoue en le disant.

Le rangement nocturne reste à part : il n’est pas une routine et garde ses réglages.

Coût et budget

Page de l’organisation → Intelligence artificielle, rubrique « Coût et budget » (ou PUT …/organizations/{org}/ai avec price_input, price_output, monthly_budget).

• Tarif : en € par million de jetons, entrée et sortie. Vide : Synaptane applique le tarif public du modèle quand il le connaît (modèles Claude), en dollars compté en euros ; le coût affiché est donc une estimation. Sans tarif ni modèle connu, aucun coût n’est calculé. Les tarifs saisis valent pour tous les modèles de l’organisation, y compris ceux choisis par ses espaces.
• L’entrée relue depuis le cache du fournisseur compte pour un dixième du tarif d’entrée (un vingtième pour claude-opus-5-5, un quarantième pour claude-fable-5-1), l’entrée écrite en cache pour 1,25 fois le tarif d’entrée (tarif d’Anthropic pour le cache de 5 minutes, le seul que Synaptane demande). Avec Anthropic, Synaptane active le cache : chaque tour relit le précédent à moindre coût.
• Abonnements (Claude Code, Codex) : pas de coût à l’usage, ni de budget à fixer.
• Budget mensuel (facultatif) : somme des coûts estimés du mois (UTC) dans tous les espaces de l’organisation : passages de rangement, passages de routines et indexation sémantique (voir plus bas). Les administrateurs de l’organisation reçoivent un e-mail à 80 % puis à 100 % (si l’envoi d’e-mails est configuré), et le webhook tidy.budget est émis. À 100 %, les passages sont refusés jusqu’au mois suivant ; relever le budget les relance. Un passage en cours s’arrête dès que son coût épuiserait le budget (travail fait gardé), et les passages enchaînés s’arrêtent dès que le budget est atteint.
• Fournisseurs facturés à l’usage (Anthropic, OpenAI, Mistral, ou API compatible OpenAI avec une clé) : le formulaire propose un budget de 20 € par mois à la première configuration, et tant qu’aucun budget n’est fixé, la page IA affiche un avertissement : la dépense n’a pas de limite. Ni les abonnements, ni Ollama, ni une API compatible sans clé ne sont concernés.
• Un budget exige un tarif connu pour le modèle de l’organisation et pour celui choisi par chaque espace (tarif public pour les modèles Claude, ou tarifs saisis par l’admin). Sinon le budget est refusé, et une fois un budget fixé, un espace ne peut pas choisir un modèle sans tarif connu. Si un modèle perd son tarif plus tard (par exemple après une mise à jour), chaque passage avec ce modèle est compté au tarif public le plus élevé connu, jamais zéro, et le journal du passage le signale.
• L’indexation sémantique compte dans la dépense du mois : jetons relevés chez le fournisseur, ou estimés par excès (un jeton pour trois caractères) quand il ne les indique pas, aux tarifs publics des modèles d’OpenAI, Gemini, Mistral et Voyage AI (le plus élevé d’entre eux pour un modèle inconnu). Ollama et les API compatibles OpenAI ne sont pas comptés, ni la vectorisation des requêtes de recherche. Le budget n’arrête pas l’indexation.
• Limites d’usage : Ranger maintenant permet 5 passages manuels par personne et par espace sur 24 heures (20 pour un admin de l’organisation) ; les passages planifiés et au fil de l’eau ne sont pas concernés. Un compte dépose au plus 120 notes par heure dans les inbox, tous espaces et toutes interfaces confondus (web, REST, MCP), notes déplacées vers un autre espace comprises. Au-delà, la demande est refusée (HTTP 429, too_many_requests).
• Annuler ce passage (journal du rangement) crée un commit inverse ; les éléments reviennent dans l’inbox.

Recherche sémantique (embeddings, facultative)

Par défaut, la recherche se fait par les mots (façon grep). Dans les espaces où elle est activée, la recherche sémantique trouve aussi les pages proches par le sens : une question en anglais sur une page en français, ou une paraphrase sans mot commun.

1. Page de l’organisation → Recherche sémantique : choisissez un fournisseur.

   Fournisseur	Modèle par défaut	Remarques
   Ollama (local, sans clé)	bge-m3	Multilingue ; le contenu ne quitte pas le serveur. ollama pull bge-m3.
   OpenAI	text-embedding-3-small	Clé d’API.
   Google Gemini	gemini-embedding-001	Clé d’API Google AI Studio (multilingue, 3 072 dimensions). Sans facturation activée, l’offre gratuite s’applique et Google peut utiliser les contenus envoyés.
   Mistral	mistral-embed	Clé d’API.
   Voyage AI	voyage-3.5	Clé d’API.
   Compatible OpenAI	à indiquer	Toute API /v1/embeddings.

   La page explique, pour chaque fournisseur, où et comment créer la clé.

   Pour le français, préférez un modèle multilingue. nomic-embed-text (Ollama), par exemple, distingue mal les pages pertinentes des autres.

2. Paramètres → Recherche sémantique de l’espace : activez-la. L’index se construit en tâche de fond ; la page indique le nombre de fichiers et de morceaux indexés.

Fonctionnement :

• Découpage : les pages sont découpées par section, avec le titre et les intertitres. Le texte extrait des PDF et des documents Office est indexé aussi.
• Mise à jour : l’index se met à jour à chaque modification. Changer de modèle le refait entièrement ; synaptane reindex le reconstruit depuis Git.
• Fusion : les résultats par mots et par sens sont fusionnés (RRF). Un espace sans embeddings n’est pas désavantagé dans une recherche sur plusieurs espaces.
• Filtrage du sens : une page trouvée seulement par le sens n’est proposée que si elle se détache nettement des autres voisins. Une question sans rapport avec l’espace ne remonte donc rien.
• Panne du fournisseur : la recherche par mots reste disponible.
• Contrôle par l’appelant : mode=text (REST, MCP) force la recherche par mots seuls.
• Pages proches (panneau « Voir aussi », outil MCP related) : avec les embeddings, le vecteur d’une page est la moyenne de ses morceaux, et chaque autre page est jugée par son morceau le plus proche, la similarité étant ramenée à la médiane de l’espace (le seuil ne dépend pas du modèle). Faute d’index ANN, ce calcul parcourt tous les morceaux de l’espace (0,4 s pour 80 000 morceaux de 1 024 dimensions), sous un délai de 4 s, puis il est gardé une heure tant que la page ne change pas ; au-delà du délai, les pages proches se calculent par les mots et les liens seuls. Sans embeddings, elles se calculent sans appel au fournisseur. Calcul et caches : src/synaptane/services/related.py.